Ville de Caginan

Amélioration continue des processus et pratiques de l'administration municipale


 

Le Service de l'urbanisme et de l'aménagement du territoire se prête à un exercice de Lean Management


Dans un souci d'améliorer au mieux la performance des processus en exploitant et en évaluant les méthodes, techniques et pratiques déjà en place, le Service de l’urbanisme et de l’aménagement du territoire de la Ville de Carignan se prête actuellement à un exercice de Lean Management afin d’assurer des résultats optimaux au niveau du traitement des plaintes et requêtes. Le Lean Management est un système d'
organisation du travail qui vise à éliminer les éléments qui réduisent l'efficacité et la performance d'une entreprise, d'une unité de production ou d'un département. Le Lean vise entre autres l’éradication des longs délais, pertes de temps, déplacements inutiles, manque de ressources, gestion en silos, pression sur les employés ainsi que de la surcharge de travail engendrée par des processus non adaptés.

Un des outils d'amélioration continue proposée par le Lean est la méthode Kaizen. Cette méthode japonaise repose sur de petites améliorations faites au quotidien. Elle invite le travailleur à réfléchir sur son lieu de travail et à proposer des améliorations. Son efficacité repose majoritairement sur la motivation du personnel à respecter les nouvelles procédures mises en place.


Étapes

Comme la méthode Kaizen est une philosophie, une mentalité devant être déployée à tous les niveaux de l'entreprise, la bonne mise en œuvre de ce principe passe notamment par différentes étapes :

  1. Définition du mandat : rencontre des membres de l’équipe directement concernée et désignation des objectifs, attentes et préoccupations des travailleurs (mi-janvier);
  2. Réalisation d’entrevues privées avec les employés concernés, les citoyens (clients), observations sur le terrain, cartographies et analyse des données (février);
  3. Formation « Ceinture blanche » pour les membres de l’équipe et autres gestionnaires de la Ville (12 mars);
  4. Atelier Kaizen pour les employés du département concerné (13 au 16 mars);
  5. Mise en place des nouveaux processus et réorganisation interne au besoin (mi-mars à mai);
  6. Contrôle des résultats afin d’assurer la pérennité des améliorations (mai).

 

Semaine du 12 mars : effectifs réduits au département de l’urbanisme

Service limité
du lundi 12 mars au vendredi
16 mars
inclusivement

Pour assurer la pleine application de la méthode Kaizen, les membres du Service de l’urbanisme et de l’aménagement du territoire seront en formation dans la semaine du 12 mars. Le département offrira donc un service limité à la clientèle citoyenne du lundi 12 mars au vendredi 16 mars inclusivement. La population pourra se présenter au comptoir pour poser une question simple ou récolter un permis déjà émis, mais aucune demande d’évaluation de dossier ou émission de permis ne sera effectuée en l’absence des membres de l’équipe. De la même façon, les réponses aux courriels et retours d’appels téléphoniques ne seront pas assurés avant un délai d’une semaine.

Le service offert par le département de l’urbanisme et de l’aménagement du territoire reprendra le lundi 19 mars.

La Ville de Carignan remercie la population de sa compréhension.

 

 


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